Кейсы

Кейсы автоматизации учета и контроля на производстве

Реальные внедрения и развиваемые контуры: счета, контрагенты, инструмент, склад готовой продукции и управленческая финансовая картина. В основе один подход: событие, статус, ответственный, актуальное состояние и уведомление.

На главную

Общий паттерн

Что объединяет эти решения

В каждом кейсе процесс уже существовал, но управление держалось на ручных уточнениях, устаревающих данных, почте, 1С, таблицах или регулярных сверках. Решения переводят такие процессы в событийную модель: каждое действие фиксируется, текущее состояние считается автоматически, а ответственные получают уведомления и понятную картину для решений.

Кейс 01

Жизненный цикл счетов

Production-система для учета и согласования счетов на производственном предприятии.

150уникальных счетов в месяц

10пользователей

11статусов workflow

24/7статусы, история и уведомления

До автоматизации

Счета согласовывались через почту: пересылались между сотрудниками, терялись в переписках, забывались, а актуальный статус приходилось уточнять вручную.

Что сделано

Разработана web-система, где счет проходит полный жизненный цикл: создание, анализ, согласование, доработка, ожидание оплаты, оплата, парковка или аннулирование.

Каждый переход фиксируется, история остается в карточке, а уведомления сопровождают завершение анализа, отправку на согласование, согласование оплаты, создание платежного поручения и факт оплаты.

Результат

Вместо разрозненной почтовой переписки появилась единая рабочая система, где видно текущее состояние каждого счета, ответственных, историю действий, просрочки и будущие платежи.

web audit trail Telegram/MAX production

Список счетов с фильтрами и статусами — Список счетов: фильтры, статусы, суммы, даты и будущие оплаты.

Карточка счета с историей и комментариями — Карточка счета: статус, сумма, действия, даты, история и комментарии.

Кейс 02

Учет расхода инструмента

Событийный учет инструмента через Google Sheets, формы и уведомления в Telegram/MAX.

400уникальных инструментов

27категорий

230взятий в месяц

100закупок и поступлений в месяц

До автоматизации

Инструмент учитывался в 1С, но фактические взятия не фиксировались как события. Данные быстро расходились с реальностью, поэтому приходилось регулярно проводить инвентаризации.

Что сделано

Кладовщики и бригадиры фиксируют взятия, закупки и принятие купленного товара через формы. Каждое взятие уходит в производственный чат, где есть кладовщики, бригадиры и руководство производством.

Результат

Система показывает реальное наличие, поэтому инвентаризации не проводятся уже более полугода. Это источник факта, а не очередная таблица после инвентаризации.

Google Sheets формы остатки пороги

Кейс 03

Склад готовой продукции

Учет готовой продукции через формы, автоматический расчет остатков и уведомления.

214позиций готовой продукции

десяткискладских событий в месяц

СГПприемка и списание

Ком.отгрузки коммерческим отделом

До автоматизации

Учет СГП жил в локальных Excel-файлах и 1С. Не было прозрачности текущего состояния: что есть на складе, что доступно к продаже, а что уже зарезервировано под отгрузку и не должно считаться свободным стоком.

Что сделано

Приемку и списание фиксирует начальник СГП, отгрузку фиксирует коммерческий отдел. Операции уходят в Telegram/MAX, а регулярные сводки помогают видеть статистику.

Результат

Руководители и коммерческий отдел быстрее понимают, что реально есть, что доступно к продаже и что уже зарезервировано под отгрузку.

склад СГП события уведомления

Кейс 04

Единая система контрагентов

Мастер-данные контрагентов с ИНН как опорным ключом и автоматической сверкой по госреестрам.

1784контрагента сверено с госреестрами

443ликвидированных выявлено в справочнике

91%счетов привязаны автоматически

ИННопорный ключ и дедупликация

До автоматизации

Контрагент заводился свободным текстом в каждом счете: справочник плодил дубли, реквизиты и ИНН нигде не фиксировались, а оплата ликвидированному или проблемному контрагенту ничем не отлавливалась.

Что сделано

Отдельный модуль контрагентов с ИНН как опорным ключом. По ИНН система сама сверяет и обогащает данные из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (Dadata + ФНС): подсвечивает расхождения по форме, наименованию и статусу, ставит светофор проверки и дату. Счет создается только на выбранного действующего контрагента.

Результат

Дубли схлопнуты по ИНН, ликвидированные и банкроты видны до оплаты, а реквизиты стали единым источником для всех счетов и будущих систем компании.

ИНН ЕГРЮЛ/ЕГРИП Dadata ФНС мастер-данные дедупликация

Развиваемый контур

Управленческая финансовая картина

Отдельная автоматизированная таблица-потребитель данных из операционных контуров.

Финансовый контур собирает операционные счета, регулярные оплаты и планы поступлений, чтобы собственники и топ-менеджмент видели сводную картину и могли углубиться в детали.

Это не бухгалтерия постфактум. Цель развития: предупреждать кассовые разрывы заранее, а не фиксировать проблему после того, как она уже случилась.

in/out платежи поступления кассовый разрыв

Аналитика по платежным горизонтам и просрочкам — Mock-аналитика: денежные горизонты, просрочка, топ контрагентов и категории.

Вывод

Один подход для разных процессов

Счета, инструмент, склад и денежные потоки выглядят как разные задачи. Но внутри у них общая логика: событие, статус, ответственный, актуальное состояние, уведомление и управленческий вопрос. Поэтому автоматизация начинается не с выбора технологии, а с разбора процесса и правил, по которым бизнес реально работает.

Контакт

Есть похожий процесс?

Если в вашем бизнесе есть участок, где данные быстро устаревают, статусы уточняются вручную, а решения зависят от переписок и регулярных сверок, его можно разложить на события и превратить в систему контроля.

Написать в Telegram На главную